La digitalización de la facturación en España avanza con la implementación de Verifactu, un sistema promovido por la Agencia Tributaria para mejorar el control fiscal y reducir el fraude. A partir de 2025, el uso de sistemas de facturación electrónica certificados será obligatorio para autónomos y empresas, con plazos escalonados según el tipo de contribuyente. En este artículo, te explicamos las fechas clave y los requisitos que debes cumplir para adaptarte a esta normativa.
¿Qué es Verifactu?
Índice de Contenidos
Verifactu es una forma abreviada de referirse al reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Se trata de un sistema de facturación electrónica diseñado para garantizar la trazabilidad y seguridad de las facturas emitidas por empresas y autónomos. Su principal función es permitir la transmisión inmediata de los datos de facturación a la Agencia Tributaria, asegurando su autenticidad e integridad mediante mecanismos de seguridad como la firma electrónica y la huella digital.
Plazos para implementar la factura electrónica
La adopción de Verifactu seguirá un calendario obligatorio que establece los siguientes plazos:
- Julio 2025: Los desarrolladores de software de facturación solo podrán comercializar programas homologados por la Agencia Tributaria.
- 1 de enero de 2026: Las sociedades mercantiles estarán obligadas a utilizar un sistema compatible con Verifactu.
- 1 de julio de 2026: Autónomos y pequeños negocios deberán haber adaptado sus sistemas de facturación a la nueva normativa.
El incumplimiento de estos plazos puede conllevar sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio económico.
Opciones para cumplir con Verifactu
Para adaptarse a la normativa, los contribuyentes pueden optar por dos alternativas:
- Software de facturación homologado: Existen en el mercado soluciones que cumplen con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria.
- Aplicación de la Agencia Tributaria: Hacienda está desarrollando una herramienta propia para la emisión y envío automático de facturas.
Las aplicaciones informáticas de facturación deberán disponer de una declaración responsable, confirmando que cumplen con lo dispuesto en el Reglamento de requisitos para soluciones informáticas de facturación y que cumple las especificaciones aprobadas en la Orden Ministerial:
- Generar un registro de facturación para cada nueva factura emitida, así como en caso de anulación o rectificación.
- Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
- Permitir enviar de forma automática cada registro de facturación a Hacienda. Se trata de la opción más cómoda y recomendada por la Administración, y es la que se denomina Sistema Verifactu y que permite asegurar que se consideran cumplidos los requisitos del artículo 29.2 j) de la LGT de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros generados por sistemas informáticos de facturación.
En caso de que no se quiera realizar envío automático a la AEAT las aplicaciones deberán guardar de forma segura los registros de facturación, aunque la AEAT podrá requerir que se consideren cumplidos todos los requisitos anteriores y podrá obtener copia de la información conservada a demanda. - Registrar determinados eventos para permitir la trazabilidad de la actividad en el programa de facturación. Este registro de eventos no podrá ser alterado y deberá conservarse hasta que prescriban las obligaciones tributarias.
¿Cómo se identifica las facturas Verifactu?
Existen determinadas características que permitirán identificar las facturas Verifactu. Son las siguientes:
- Código QR. Las facturas Verifactu deberán incorporar necesariamente un código QR que contendrá una serie de datos identificativos.
- Referencia al sistema Verifactu. Las facturas también deberán indicar expresamente que han sido generadas mediante un sistema de emisión de facturas verificables, mediante la expresión «Veri*Factu».
- Envío de información a Hacienda. La factura Verifactu permitirá su envío a la Agencia Tributaria a través de un dispositivo de lectura para código QR.
- Registro de eventos. Además de todo ello, deberá existir como respaldo un registro de cada factura y evento.
¿Hay que enviar los registros de facturación a la AEAT?
La comunicación de los registros de facturación a la AEAT es voluntaria. El contribuyente tiene dos opciones:
- Envío automático de cada registro de facturación a la Administración Tributaria (Sistema de emisión de facturas verificables o sistema Verifactu). Es la opción más cómoda y la recomendada por la Administración.
- Registro sin envío de las facturas: cada registro debe estar firmado digitalmente y estar a disposición de la AEAT en cualquier momento.
Preparación para la digitalización contable
Verifactu supone un cambio significativo en la forma en que autónomos y empresas gestionan su facturación. Si bien su adopción es obligatoria, también representa una oportunidad para mejorar la eficiencia, reducir errores y garantizar una gestión fiscal más transparente.
Dado que el tiempo corre, es recomendable anticiparse y elegir cuanto antes una solución de facturación adaptada a la nueva normativa. La digitalización de la facturación no es solo una obligación legal, sino una herramienta para optimizar la gestión empresarial y evitar sanciones innecesarias.
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