Seguro que te has dado cuenta que, al recibir correos corporativos, en las firmas de los correos electrónicos se añade un texto conocido como aviso de confidencialidad y protección de datos.
En este texto se previene al destinatario de la confidencialidad del contenido, la necesidad de mantener secretas las comunicaciones, o incluso el mandato de destruir el correo si no se es destinatario del mismo. También incluye el tratamiento y finalidad de recoger los datos de personales.
A continuación analizamos, desde una perspectiva legal, todo lo relativo a la protección de datos en las firmas de correos corporativos.
Protección de datos en la firma de correo
Desde la puesta en marcha del nuevo RGPD, la normativa de protección de datos ha cambiado y ha comenzado a controlarse cómo enviamos correos electrónicos desde nuestra cuenta de empresa.
Según recoge el Artículo 11 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de datos y Garantía de derechos digitales (LOPDGDD), las empresas deben informar a las personas de las cuales se vaya a obtener cualquier tipo de información de carácter personal del tratamiento de dichos datos, de la finalidad de su recogida y de sus destinatarios.
Se trata de un texto que debe aparecer en todos los correos electrónicos ya que, según la normativa de Protección de Datos, es obligatorio informar a todos los interesados sobre el tratamiento de sus datos personales.
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Dicho texto debe incluir la siguiente información:
- Tratamiento de dichos datos.
- Finalidad de su recogida.
- Destinatarios.
- Dirección con el fin de poder ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición
Para evitar problemas con el uso de correos electrónicos de clientes, la empresa debe indicar que la comunicación entre cliente y empresa a través del email va a ser confidencial. También debe informar al cliente de que la empresa no se hará responsable de la transmisión de cualquier virus a través del email. Finalmente, se debe informar al cliente, de que cualquier uso indebido que realice con los correos electrónicos, podrá tener consecuencias legales.
Debes configurarlo en tu correo electrónico como firma para que aparezca automáticamente en todos los emails que envías. Y no te olvides de realizarlo en todos los ordenadores de la empresa y comprobar que al redactar o responder un correo electrónico aparece el texto legal que has insertado como firma.
Protección de datos en Jaén
Cumplir con todas estas obligaciones es fundamental para cualquier empresa. Una de las principales razones es evitar denuncias de protección de datos que podrían acarrear duras sanciones.
En ASESOidea, asesoría en Jaén, trabajamos para empresas referentes en toda Andalucía, entre nuestros servicios está la comunicación de la nueva normativa y su cumplimiento para garantizar el buen uso de datos y evitar sanciones.
Si te has quedado con alguna duda sobre todos estos cambios que se van a dar con el Reglamento Europeo o necesitas la implantación en tu empresa, contacta con nuestro consultor Javier Torres y te ayudará en todo lo necesario.
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