La factura electrónica será el único formato válido para la facturación entre empresas, incluidos los autónomos, tras la aprobación de la ley Crea y Crece, en vigor desde el 19 de octubre del año pasado. España se suma así al uso generalizado de la factura electrónica en el sector B2B, seguida de otros países europeos como Italia, Francia, Polonia o Albania.

No obstante, a pesar de la vigencia de esta ley, la medida específica de facturación electrónica entrará en vigor una vez se apruebe su desarrollo reglamentario. El reglamento se establecerá entre el 29 de septiembre de 2022 y marzo de 2023.

A continuación, desde AsesoIdea, asesoría online, te explicamos todo lo que tienes que saber sobre la factura electrónica.

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica es, como su nombre indica, una factura con los mismos efectos jurídicos que la de papel. Sin embargo, se emite y recibe en formato electrónico. Es importante señalar que la emisión de una factura electrónica está sujeta al consentimiento del destinatario.

La factura electrónica es, por tanto, una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Tipos de facturas electrónicas

Existen dos tipos principales de facturas electrónicas: la de formato estructurado y la de formato no estructurado. La principal diferencia de ambas es su tratamiento, ya que la factura con formato estructurado se envían automáticamente y las de formato no estructurado no tiene esa posibilidad.

  • Facturas en formato estructurado. Son aquellas que pueden ser generadas automáticamente por el sistema informático de facturación. El formato que se usa en este tipo de facturas son el lenguaje, pueden ser, XML, EDIFAC, entre otras.
  • Facturas en formato NO estructurado. Son aquellas que consisten en una imagen, es decir, en formato PDF. Lo que implica que su procesamiento a la hora de ser introducida en los sistemas informáticos es más compleja, ya que hay que hacerlo manualmente.

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

Ventajas de la factura electrónica

  • Reduce los errores humanos.
  • Acorta los ciclos de tramitación, incluido el cobro.
  • Elimina los costes de impresión y envío postal.
  • Facilita el acceso más rápido, ágil y fácil.
  • Mejora el servicio de atención al cliente.
  • Reduce el espacio necesario de almacenamiento.
  • Elimina el consumo de papel y su transporte. Creando un efecto positivo sobre el medio ambiente.
  • Contribuye a la modernización de la economía y el desarrollo de la sociedad de la información.
  • Facilita la lucha contra el fraude.
  • Mejora la gestión en la empresa.

¿Quién está obligado a presentar factura electrónica?

Una vez aprobado el reglamento, empezará la cuenta atrás real para cumplir con la nueva medida. Y tanto autónomos, pymes y empresas estarán en la obligación de presentar factura electrónica. Eso sí, habrá dos plazos efectivos en función de la facturación de la empresa:

  • Para empresas con facturación anual superior a 8 M€: 12 meses tras la aprobación del desarrollo reglamentario.
  • Para el resto de empresas y profesionales: 24 meses tras la aprobación del desarrollo reglamentario.

La nueva ley contempla multas de hasta 10.000 euros para las empresas y los autónomos que incumplan con la obligación de tramitar la factura de forma electrónica.

Cómo generar una factura electrónica paso a paso

La Ley de impulso de la Factura Electrónica y creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público quiere promover un proceso de facturación seguro, transparente, ágil y eficiente. Con ello, se quiere proteger al proveedor de cara a las Administraciones Públicas.

A continuación, te contamos cómo crear una factura electrónica, paso a paso:

  1. Crea la factura de venta cumplimentando toda la información correctamente.
  2. Descarga la factura electrónica en formato PDF para guardarla en el formato adecuado.
  3. Firma la factura en formato electrónico, para lo que necesitarás un certificado electrónico.
  4. Envía la factura electrónica a las Administraciones Públicas accediendo a la web del organismo pertinente.

Actualmente se están desarrollando software que permita la integración directa de la facturación y el envío a las Administraciones Públicas para facilitar el proceso.

AsesoIdea, asesoría en Jaén y asesor online, queremos ayudarte con un nuevo concepto #Asesoria3.0

Gestionamos en materia contable, fiscal, laboral y financiera, declaración de impuestos, tramitación de subvenciones, normativa sobre Protección de Datos. Todo ello con una metodología innovadora y digitalizada como por ejemplo, herramientas en la nube, atención al cliente online, acceso y control remoto.

Trabajamos codo a codo con nuestros clientes, ¿Quieres crecer con tu empresa? Contacta con nosotros.

En Asesoidea, te informamos sobre las nuevas subvenciones, tramitamos y hacemos las gestiones para que puedas beneficiarte de ellas.